Information Management
mit M-Files

M-Files

Intelligentes Information Management

Die Menge an Informationen, mit der sich Unternehmen täglich konfrontiert sehen, wächst explosionsartig. Diese Informationen werden in einer wachsenden Anzahl unterschiedlicher Repositories wie Netzwerkordnern, SharePoint, CRM- und ERP-Systemen gespeichert.

Daraus resultiert, dass ein großer Anteil der Arbeitszeit mit der Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Email verloren geht. Als weitere Herausforderung werden Informationen an mehreren Stellen gespeichert oder parallel bearbeitet, so dass Dokumente in verschiedenen Versionen abgelegt werden und Informationssilos entstehen.

M-Files bietet eine intelligente Lösung, um diese immer chaotischeren Informationen zu managen. Grundlage dafür ist, dass der Kontext von Informationen im Vordergrund steht. Denn M-Files organisiert Informationen anhand von Metadaten nur nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO.

Bei dieser inhaltsbezogenen Methode, kommt es nicht mehr auf den Speicherort an, denn Daten können dynamisch an mehreren „Orten“ erscheinen, und zwar je nach Kontext und ohne Kopieren des Inhaltes. Starre Ordnerstrukturen lassen sich so auflösen.

Die Klassifizierung von Dokumenten wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz unterstützt. Die KI identifiziert und erschließt Informationen automatisch und erleichtert so erheblich die Einordnung des Dokumentes.

Mehr noch:

Dank einer intelligenten Architektur ermöglicht M-Files die zentrale Verwaltung von Informationen in verschiedenen Systemen über nur eine Oberfläche! 

Sie benötigen nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen zuzugreifen, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist.

Mit M-Files verändern Sie die Art und Weise, wie mit Informationen umgehen ist, ohne bestehende Prozesse ändern zu müssen.

Funktionen

Zusammenarbeit

M-Files ermöglicht einfaches Teilen und Freigeben von Dokumenten mit Kollegen sowie mit Dritten außerhalb Ihres Unternehmens.
 

Versionierung

M-Files zeigt immer nur die aktuelle Version eines Dokumentes an. Die Funktionen Check-in/Check-out dienen dazu, nachzuverfolgen, wann und von wem eine Datei bearbeitet wird. Zudem werden alte Versionen automatisch in der Historie gespeichert.

Automatische Berechtigungen

M-Files verwendet rollen- und metadatenbasierte Sicherheitsfunktionen, die den Zugriff auf bestimmte Dokumente automatisch ermöglichen oder einschränken, sodass immer die richtigen Leute über die richtigen Informationen verfügen.
 

Dokumentenvorlagen

Nutzen Sie Vorlagen für schnellere Erstellung von Dokumenten. Denn M-Files füllt alle wichtigen Dokumentenfelder anhand der in M-Files gespeicherten Information automatisch aus.

Keine Duplikate

In M-Files kann dasselbe Dokument auf unterschiedliche Arten gefunden werden. Ein mit einem Kunden oder Projekt verknüpftes Dokument wird beispielsweise unter dem Kunden- oder Projektnamen oder beiden angezeigt. Es spielt keine Rolle, wie viele Personen das Dokument ansehen und bearbeiten, da es immer am gleichen Ort gespeichert wird.
 

Workflows

Die Workflows in M-Files dienen dazu, routinierte Aufgaben wie z. B. Rechnungsstellung, Vertragsannahmen oder Inhaltskontrolle, zu vereinfachen und zu beschleunigen. M-Files prüft automatisch jeden Schritt des Workflow-Ablaufs und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist.
 

Datenhygiene

Vermeiden Sie E-Mail-Anhänge und die unnötige Vervielfältigung von Dateien, durch das Versenden einer direkten Verknüpfung zu jedem in M-Files gespeicherten Dokument.

Office-Integration

M-Files lässt sich nahtlos in die Office-Programme von Windows integrieren und funktioniert wie ein normaler Speicherplatz. Sie können Ihre Daten von jedem Programm aus einfach öffnen, speichern oder ein- und auschecken.
 

Outlook-Integration

M-Files ist komplett in Microsoft Outlook integriert. Speichern Sie Ihre E-Mails einfach in M-Files ab. Dank der Smart Folder in M-Files wissen Sie genau, welche Dateien wo gespeichert wurden und welchen Inhalt diese aufweisen.
 

Mobiler Zugriff

Mit M-Files können Sie Dokumente zeit- und ortsunabhängig aufrufen. Mit M-Files Mobile-Apps können Sie über iPhone-, iPad- und Android-Geräte auf die M-Files Repositorys zugreifen. Falls kein Internetzugang vorhanden ist, lässt sich M-Files auch im Offlinemodus mit all seinen Funktionen zu nutzen.

Flexibel! Auch in der bevorzugten IT-Umgebung.

Mit M-Files haben Sie die Wahl. Sie können eine Kombination aus sicheren Cloud-basierten Repositories auswählen oder M-Files lokal hosten. Kombinieren Sie Cloud-Repositories mit lokalen Servern und steuern Sie die Cloud-Nutzung über Metadaten. Ihre Nutzer profitieren dabei von einer einheitlichen Benutzeroberfläche.