Intelligentes Information Management

M-Files

Vernetzte Inhalte.
Intelligenteres Arbeiten.

Die Menge an Informationen, mit der Unternehmen täglich konfrontiert sind, wächst stetig. Oftmals werden diese Informationen zudem in unterschiedlichen Repositories wie Netzwerkordnern, SharePoint, CRM- und ERP-Systemen gespeichert und sind siloartig voneinander getrennt.

Dies birgt mehrere Risiken. So erfordert die Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Email einen erheblicher Anteil der Arbeitszeit. Effizientes Arbeiten und das Treffen fundierter Entscheidungen werden erschwert. Auch der korrekte Umgang mit Daten sowie deren Schutz lässt sich schwerer sicherstellen. 

Vermeiden Sie die Risiken von nicht verknüpften Daten.

M-Files bietet eine intelligente Lösung, um diese immer chaotischeren Informationen zu managen. M-Files sorgt für vernetzte Inhalte und bietet intelligente Automatisierung. Mit M-Files

  • steigern Sie die Produktivität von Knowledge Workern
  • gewährleisten durchgängiges digitales Arbeiten
  • stärken die Zusammenarbeit
  • sorgen für Kontinuität des Geschäftsbetriebs und 
  • reduzieren Geschäftsrisiken.  

M-Files ermöglicht einen smarten Weg, mit Informationen, Content und Dokumenten zu arbeiten!

 

 

Was zählt ist der Kontext.

M-Files organisiert Informationen anhand von Metadaten nach dem WAS und nicht dem WO. Bei dieser inhaltsbezogenen Methode können Daten dynamisch an mehreren „Orten“ erscheinen, kontextualisiert und ohne Vervielfältigung von Inhalten. Starre Ordnerstrukturen lassen sich so auflösen.

Die Klassifizierung von Dokumenten wird durch den Einsatz künstlicher Intelligenz unterstützt. Die KI identifiziert und erschließt Informationen automatisch und erleichtert so erheblich die Einordnung des Dokumentes.

Wo Daten gespeichert werden, ist nicht entscheidend - es geht vielmehr darum, den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit für die richtige Person bereitzustellen.

Mehr noch:

Dank einer intelligenten Architektur ermöglicht M-Files die zentrale Verwaltung aller Informationen aus verschiedenen Systemen über nur eine Oberfläche! 

Sie benötigen nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen zuzugreifen, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist.

Dank zahlreicher Integrationen kann ihr Team auch innerhalb der bevorzugten Applikation die Mehrwerte von M-Files nutzen. 

Mit M-Files verändern Sie die Art und Weise Informationen zu managen, ohne bestehende Prozesse ändern zu müssen.

M-Files und Microsoft 365 – eine perfekte Ergänzung.

Durch die Kombination von Microsoft 365 mit M-Files lässt sich ihre Produktivität erheblich steigern:  Mit M-Files können Sie intuitive Workflows, erweiterte Berechtigungen und Dokumentkontrolle zu MS Teams und SharePoint hinzufügen. Sie können Ihr CRM, ERP und andere Business-Tools verbinden, um noch mehr zu erreichen – ohne Ihre Microsoft 365 Anwendung zu verlassen!

Machen Sie Microsoft 365 mit M-Files zum zentralen Zugangspunkt für Ihre Unternehmensdaten!

Funktionen

Zusammenarbeit

M-Files ermöglicht einfaches Teilen und Freigeben von Dokumenten mit Kollegen sowie mit Dritten außerhalb Ihres Unternehmens über Links. Das Teilen von Dokumenten mit M-Files ist nicht nur einfach, sondern auch sicher. Zugriffs- und Benutzerrechte werden automatisch verwaltet, um das Risiko zu minimieren.

 

Versionierung

M-Files zeigt immer nur die aktuelle Version eines Dokumentes an. Die Funktionen Check-in/Check-out dienen dazu, nachzuverfolgen, wann und von wem eine Datei bearbeitet wird. Zudem werden alte Versionen automatisch in der Historie gespeichert.

Kontrollierter Zugriff

M-Files verwendet rollen- und metadatenbasierte Sicherheitsfunktionen, die den Zugriff auf bestimmte Dokumente automatisch ermöglichen oder einschränken, sodass immer die jeweils berechtigten Personen über die richtigen Informationen verfügen. Zudem hält M-Files zahlreiche Zertifizierungen, die die Sicherheitsfunktionen für mehr Kontrolle belegen.

 

Dokumentenvorlagen

Nutzen Sie Vorlagen für schnellere Erstellung von Dokumenten. Denn M-Files füllt alle wichtigen Dokumentenfelder anhand der in M-Files gespeicherten Information automatisch aus.

Keine Duplikate

In M-Files kann dasselbe Dokument auf unterschiedliche Arten gefunden werden. Ein mit einem Kunden oder Projekt verknüpftes Dokument wird beispielsweise unter dem Kunden- oder Projektnamen oder beiden angezeigt. Es spielt keine Rolle, wie viele Personen das Dokument ansehen und bearbeiten, da es immer am gleichen Ort gespeichert wird.
 

Workflows

Die Workflows in M-Files dienen dazu, routinierte Aufgaben wie z. B. Rechnungsstellung, Vertragsannahmen oder Inhaltskontrolle, zu vereinfachen und zu beschleunigen. M-Files prüft automatisch jeden Schritt des Workflow-Ablaufs und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist.
 

Datenhygiene

Vermeiden Sie E-Mail-Anhänge und die unnötige Vervielfältigung von Dateien, durch das Versenden einer direkten Verknüpfung zu jedem in M-Files gespeicherten Dokument.

Office-Integration

M-Files lässt sich nahtlos in die Office-Programme von Windows integrieren und funktioniert wie ein normaler Speicherplatz. Sie können Ihre Daten von jedem Programm aus einfach öffnen, speichern oder ein- und auschecken.
 

Outlook-Integration

M-Files ist komplett in Microsoft Outlook integriert. Speichern Sie Ihre E-Mails einfach in M-Files ab. Dank der Smart Folder in M-Files wissen Sie genau, welche Dateien wo gespeichert wurden und welchen Inhalt diese aufweisen.
 

Mobiler Zugriff

Mit M-Files können Sie Dokumente zeit- und ortsunabhängig aufrufen. Mit M-Files Mobile-Apps können Sie über iPhone-, iPad- und Android-Geräte auf die M-Files Repositorys zugreifen. Falls kein Internetzugang vorhanden ist, lässt sich M-Files auch im Offlinemodus mit all seinen Funktionen zu nutzen.

Flexibel! Auch in der bevorzugten IT-Umgebung.

Mit M-Files haben Sie die Wahl. Sie können eine Kombination aus sicheren Cloud-basierten Repositories auswählen oder M-Files lokal hosten. Kombinieren Sie Cloud-Repositories mit lokalen Servern und steuern Sie die Cloud-Nutzung über Metadaten. Ihre Nutzer profitieren dabei von einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

M-Files perfektioniert digitales Arbeiten. 

Einen besonderen Mehrwert für digitales Arbeiten bietet M-Files mit den nahtlosen Integrationen zu Microsoft Office 365 und zu Salesforce. Anwender erhalten eine vollständige Übersicht zu allen vorhandenen Datenquellen, ohne die vertraute Arbeitsoberfläche wechseln zu müssen und profitieren gleichzeitig von Workflows, um die Büroarbeit zu automatisieren und die Compliance zu steigern.