Enterprise Content Management 

ECM

Datensilos aufbrechen – mit dynamischem ECM.

Die Herausforderung bei herkömmlichen Enterprise Content Management-Systemen besteht darin, dass sie sich auf die Verwaltung von Daten in nur einem Repository beschränken. Viele geschäftskritische Daten werden jedoch außerhalb in Branchenanwendungen wie Salesforce CRM und SAP ERP sowie in Netzwerkordnern, SharePoint, E-Mail- und Papierdokumenten verarbeitet.

Mit M-Files werden Datensilos aufgebrochen und eine gemeinsame Ansicht auf alle Daten aus verschiedenen Systemen und Repositorys geboten. Ganz gleich, wo sich Daten befinden: Sie können diese einfach abrufen, verwalten und teilen – mit jedem Gerät.

 

Was nicht wo

Informationen einfach, schnell und sicher finden.

Auf der Suche nach einer Datei, stellen sich oft die Fragen: Wo findet man sie? Wer hat sie gespeichert? Wo ist sie gespeichert – in einem Netzwerkordner, in SharePoint, Dropbox oder auf dem Desktop eines Kollegen? Und ist es eindeutig, dass es sich um die aktuellste Version der Datei handelt?

M-Files organisiert eine Datei basierend auf deren Inhalt. Dokumente werden mit automatischen oder manuellen Metadaten-Tags markiert, die den Inhalt definieren: Dokumententyp, Kunde und Geschäftsfall, Dokumenteigentümer und Ablaufdatum. Die Wahl eines Ordners als Speicherort ist damit nicht mehr nötig. Speichern Sie einfach die Datei mit den relevanten Metadaten in M-Files. M-Files organisiert anschließend den Inhalt dynamisch. So können Sie die Datei immer im richtigen Kontext aufrufen: nach Kunde, Projekt, Ablaufdatum, Dokumenteigentümer oder Dokumenttyp.

Jederzeit und überall mit jedem Gerät zugreifen

Reisekosten genehmigen, einem Kollegen eine Notiz hinterlassen, Angebotsanfragen außerhalb der Geschäftszeiten beantworten oder Kundendaten unterwegs abrufen: Mit M-Files haben Sie die Möglichkeit, Inhalte jederzeit, überall und mit jedem Gerät zu verwalten. Sie können sogar offline auf Daten zugreifen.

Content Management automatisieren

Mit automatischen Workflows für das Content Management können Sie Ihre Geschäftsabläufe effizienter gestalten. M-Files verwaltet die Arbeitsabläufe und warnt Sie, wenn etwas überprüft werden muss. Diese automatischen Workflows von M-Files unterstützen Sie auch dabei, Vorschriften, Standards und Compliance-Anforderungen mühelos einzuhalten. So können Sie sich auf das eigentliche Geschäft konzentrieren.

Rückverfolgbarkeit und Datensicherheit

Mit M-Files arbeitet jeder an der neuesten Dokumentenversion und der Verlauf der Änderungen wird automatisch gespeichert. Somit entfallen Duplikate und Sie können Dokumente zurückverfolgen und immer wieder auf eine frühere Version zurücksetzen. Metadatenbasierte Zugriffs- und Benutzerrechte unterstützen Sie dabei, dass auch nur ausgewählte Personen auf die Inhalte automatisch zugreifen können. Zugriffsrechte werden durch eine Vielzahl von Kriterien wie Rolle, Abteilung, Projekt, Workflowstatus usw. definiert.

Optimale Zusammenarbeit

Inhalte teilen, mit Arbeitskollegen zusammenarbeiten oder Daten mit externen Partnern austauschen: Mit M-Files ist dies alles auf einfache und sichere Weise möglich. Anstatt Dokumentversionen hin und her zu senden, können Sie gemeinsam nutzbare Links verwenden. Projektbeteiligten wird es (abhängig von den Zugriffsrechten) dadurch ermöglicht, Inhalte abzurufen und diese zu kommentieren und zu bearbeiten. Außerdem müssen Sie sich nicht mehr mit manueller Versionskontrolle herumschlagen, weil jeder immer an demselben Dokument arbeitet.

Daten optimal nutzen

Die Menge an Daten nimmt exponentiell zu. In der Tat verdoppelt sie sich alle zwei Jahre. Nur ein Bruchteil dieser Daten ist für das Geschäft relevant. Aber wie können Sie geschäftskritische Inhalte von der großen Menge ungeordneter Daten unterscheiden?

M-Files nimmt Ihre Systeme und Repositorys unter die Lupe, um Datenmuster zu erkennen und Inhalte hervorzuheben, für die eine zusätzliche Verwaltung nötig ist. Wenn Sie geschäftsentscheidende Daten optimal nutzen und redundante, obsolete Inhalte beiseite lassen, können Sie Ihre Geschäftsabläufe effizienter gestalten.

Sind Sie bereit für die neue Form von ECM?

Inhalte über jedes System oder Repository auf jedem Gerät suchen, verwalten und teilen: Nutzen Sie die für Sie geeignete Plattform – ob lokal, cloud- oder hybridorientiert –, und profitieren Sie von automatischen Metadatenvorschlägen und anderer Unterstützung durch künstliche Intelligenz.

Enterprise Content Management ist nun:

  • Metadatenbasiert, um Inhalte im Kontext zu finden und anzusehen.
  • System- und Repository-neutral, um auf alle Inhalte zugreifen zu können.
  • Intelligent und adaptiv durch künstliche Intelligenz, um sich auf relevante Inhalte konzentrieren zu können.
  • Benutzerfreundlich und dennoch voll einsatzbereit für effizientes Content Management.
  • Skalierbar, um Ihr gesamtes Unternehmen mit automatisierten Workflows zu unterstützen, die auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind

Entdecken Sie die weiteren Vorteile von Intelligentem Information Managment mit M-Files! 

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