Gewährleisten Sie Transparenz,
Kontrolle und Compliance

Vertragsmanagement

Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Verträge mit einer innovativen Information Management-Lösung

Vertragsmanagement oder Contract Lifecycle Management (CLM) zählt zu den wichtigsten Aspekten in der Verwaltung von Geschäftsbeziehungen. Darunter versteht man alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen beschäftigen.

In Unternehmen sind fast alle Abteilungen mit ihren jeweiligen, fachspezifischen Anforderungen von diesem Thema betroffen. Dabei ist es besonders wichtig, Verträge über alle Abteilungen und Standorte hinweg zu verwalten. Denn oftmals birgt das Vertragsmanagement durch dezentrale Speicherung und schlechte Klassifizierung Risiken und Herausforderungen, wie z. B. 

  • Verpasste Kündigungsfristen und Verlängerungstermine von Verträgen
  • Missachtete Vertragsverpflichtungen
  • Zustimmung zu unvorteilhaften Bedingungen aufgrund  von Vertragsinkonsistenzen
  • Nichteinhaltung von Compliance-Vorschriften (Zugriffsrechte, Sicherheit, Rückverfolgbarkeit)
  • Umsatzverlust aufgrund von Ineffizienzen im Prozess

Aus diesem Grund können Contract Management (CM)-Lösungen helfen, betriebliche Anforderungen im Vertragsmanagement zu digitalisieren und effektiver zu gestalten. M-Files bietet eine intelligente Lösung, um Prozesse im Vertragsmanagement zu optimieren und zu automatisieren und unterstützt diese auch über die gesamte Vertragslaufzeit:

Vertragsanbahnung und Anfrage

Mit Vorlagen kann die Vertragsanbahnung verbessert werden. Die Vorlagenbibliothek umfasst dann z.B. genehmigte Vertragsvorlagen für verschiedene Versionen.

Entwurf und Verhandlung

Während der Entwurfs- und Verhandlungsphase sind Entwürfe in verschiedenen Versionen verfügbar. Die Kompatibilität mit Microsoft Office und Office 365 ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit.

Überprüfung und Genehmigung

Flexible Workflows bieten mehrstufige Überprüfungen und Genehmigungen.

Elektronische Signatur

Dokumente können mit den elektronischen Signaturfunktionen von DocuSign oder der M-Files Mobile-App unterzeichnet werden.
 

Ausführung

Verwenden Sie automatisierte Zuweisungen und Benachrichtigungen, um Milestones, Termine und sonstige Angelegenheiten zu verwalten.

Verwaltung

Verträge werden mit Schlüsselmetadaten (Attributen) wie Kunde, Projekt oder Eigenschaften gekennzeichnet, um Inhalte dynamisch zu organisieren. Änderungen, Anhänge und andere zugehörige 
Dokumente können mit dem Hauptvertrag, dynamischem Dashboard-Status zur Nachverfolgung, Ablauffristen und anderen Meilensteinen verknüpft werden.

Suche und Abfrage 

Erweiterte Suchfunktionen und flexible Ansichten sorgen für einen schnellen Abruf von Verträgen.

Verlängerung und Archivierung

Automatisieren Sie die manuelle Verlängerung von Verträgen sowie deren Archivierungsprozesse. Im Sales-Prozess ermöglichen Benachrichtigungen über Ablauffristen mehr Zeit für Upselling- und Cross-Selling-Optionen.

So wird der vollständige Lebenszyklus eines Vertrages kontrolliert und in einem System abgebildet.